1. Wie wij zijn
OctoMarkets (octo.markets) is onderdeel van Geenen ict BV, gevestigd aan de Sint Jansstraat 19, 6071 JG Swalmen, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87555840 (BTW: NL864328837B01). OctoMarkets verbindt webwinkels met online marketplaces en beheert productvermeldingen, voorraad, prijzen, bestellingen en retouren namens onze klanten (merchants).
Vragen over dit beleid of over uw gegevens: privacy@octo.markets, telefoon +31 851 091 065.
2. Welke gegevens wij verwerken, en waarom
a. Gegevens van onze klanten (merchants). Naam, zakelijke contactgegevens, inloggegevens voor het OctoMarkets-portaal en de koppelingsgegevens (API-credentials) van hun winkelsystemen en marketplace-accounts. Doel: het leveren van de dienst, support en facturatie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
b. Productgegevens. Catalogus-, voorraad- en prijsgegevens van de winkel van de merchant. Dit zijn in de regel geen persoonsgegevens.
c. Bestelgegevens: persoonsgegevens van kopers. Om bestellingen van marketplaces en webshops door te zetten naar de systemen van de merchant verwerken wij per bestelling: naam, verzend- en factuuradres, telefoonnummer en (door de marketplace vaak gemaskeerd) e-mailadres van de koper. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van de merchant (wij zijn verwerker; de merchant en de marketplace zijn verwerkingsverantwoordelijken) en uitsluitend voor orderverwerking, verzending, annulering en retourafhandeling. Wij gebruiken deze gegevens nooit voor marketing, profilering of geautomatiseerde besluitvorming, en wij verkopen nooit gegevens aan derden.
d. Websitebezoekers (octo.markets). Wij gebruiken geanonimiseerde statistieken om onze website te verbeteren. Daarnaast kunnen wij marketingcookies plaatsen (bijv. Google Ads) voor conversiemeting en advertenties, maar uitsluitend met uw toestemming via de cookiebanner; uw voorkeuren kunt u op elk moment aanpassen via “Cookie-instellingen” onderaan de pagina. Vult u het contact-/scanformulier in, dan verwerken wij de door u opgegeven bedrijfs- en contactgegevens om uw aanvraag te beantwoorden. Grondslag: toestemming (marketingcookies), gerechtvaardigd belang (statistieken) respectievelijk precontractuele maatregelen (formulier).
3. AI-verwerking
OctoMarkets gebruikt AI om productinformatie te verrijken en marketplace-koppelingen te bouwen en te valideren (bijv. productteksten, vertalingen, categorie-toewijzingen). Deze AI-verwerking betreft productdata: persoonsgegevens van kopers worden niet aan AI-modellen aangeboden en worden niet gebruikt om modellen te trainen.
4. Ontvangers en subverwerkers
Wij delen gegevens uitsluitend voor zover nodig voor de dienst:
- Marketplaces en winkelplatforms die de merchant koppelt (bijv. bol, About You, Zalando, Shopify). Zij zijn zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken voor hun eigen platformen.
- Google (advertenties en conversiemeting): uitsluitend indien u via de cookiebanner toestemming geeft voor marketingcookies. Google is voor deze verwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
- Subverwerkers (hosting en infrastructuur): Supabase (database, EU), DigitalOcean (applicatiehosting en opslag, EU), Vercel (webhosting), Temporal (procesorkestratie; ontvangt uitsluitend technische ID's, geen persoonsgegevens), Hookdeck (webhook-aflevering), Postmark (transactionele e-mail), Anthropic (AI-verwerking van productdata). Met subverwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten; verwerking vindt plaats binnen de EU/EER of onder passende waarborgen (EU-standaardcontractbepalingen).
5. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel:
- Bestelgegevens van kopers: zolang nodig voor de orderafhandeling en de dienstverlening aan de merchant. Bij beëindiging van de koppeling of op verzoek van de merchant of het platform (bijv. een verwijderingsverzoek via Shopify) worden de gegevens verwijderd; zulke verzoeken worden geautomatiseerd verwerkt en gelogd.
- Klantgegevens (merchants): gedurende de overeenkomst en daarna uitsluitend zolang wettelijke (fiscale) bewaarplichten dat vereisen.
- Formulierinzendingen: maximaal 12 maanden na afhandeling.
6. Beveiliging
Versleutelde verbindingen (TLS) voor al het dataverkeer; opslag in beheerde Europese datacenters met versleuteling in rust en versleutelde back-ups; strikte toegangsbeperking (alleen geautoriseerde systemen en genoemd personeel, met sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie); logging van toegang; gescheiden test- en productieomgevingen; een gedocumenteerd incident-responsbeleid. Datalekken melden wij conform de AVG aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokken klanten.
7. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Kopers van een webshop of marketplace oefenen deze rechten uit bij de betreffende winkel of marketplace (de verwerkingsverantwoordelijke); wij ondersteunen onze merchants bij de afhandeling. Merchants en websitebezoekers kunnen rechtstreeks contact opnemen via privacy@octo.markets. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Wijzigingen
Wij kunnen dit beleid aanpassen; de actuele versie staat altijd op octo.markets/privacy met de datum van de laatste wijziging.