1. Wer wir sind
OctoMarkets (octo.markets) ist Teil der Geenen ict BV, ansässig in der Sint Jansstraat 19, 6071 JG Swalmen, Niederlande, eingetragen bei der niederländischen Handelskammer (Kamer van Koophandel) unter der Nummer 87555840 (USt: NL864328837B01). OctoMarkets verbindet Webshops mit Online-Marktplätzen und verwaltet Produktlistings, Bestand, Preise, Bestellungen und Retouren im Auftrag unserer Kunden (Merchants).
Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten: privacy@octo.markets, Telefon +31 851 091 065.
2. Welche Daten wir verarbeiten und warum
a. Daten unserer Kunden (Merchants). Name, geschäftliche Kontaktdaten, Zugangsdaten für das OctoMarkets-Portal und die Anbindungsdaten (API-Zugangsdaten) ihrer Shopsysteme und Marktplatz-Konten. Zweck: Erbringung der Dienstleistung, Support und Rechnungsstellung. Rechtsgrundlage: Erfüllung des Vertrags.
b. Produktdaten. Katalog-, Bestands- und Preisdaten des Shops des Merchants. Dabei handelt es sich in der Regel nicht um personenbezogene Daten.
c. Bestelldaten: personenbezogene Daten von Käufern. Um Bestellungen von Marktplätzen und Webshops an die Systeme des Merchants weiterzuleiten, verarbeiten wir pro Bestellung: Name, Liefer- und Rechnungsadresse, Telefonnummer und (vom Marktplatz häufig maskierte) E-Mail-Adresse des Käufers. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag des Merchants (wir sind Auftragsverarbeiter; der Merchant und der Marktplatz sind Verantwortliche) und ausschließlich zur Auftragsabwicklung, zum Versand, zur Stornierung und zur Retourenabwicklung. Wir verwenden diese Daten niemals für Marketing, Profiling oder automatisierte Entscheidungsfindung, und wir verkaufen niemals Daten an Dritte.
d. Website-Besucher (octo.markets). Wir verwenden anonymisierte Statistiken, um unsere Website zu verbessern. Darüber hinaus können wir Marketing-Cookies (z. B. Google Ads) für Conversion-Messung und Werbung setzen, allerdings ausschließlich mit Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner; Ihre Einstellungen können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende der Seite anpassen. Wenn Sie das Kontakt-/Scan-Formular ausfüllen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Firmen- und Kontaktdaten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Marketing-Cookies), berechtigtes Interesse (Statistiken) bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Formular).
3. KI-Verarbeitung
OctoMarkets setzt KI ein, um Produktinformationen anzureichern und Marktplatz-Anbindungen zu erstellen und zu validieren (z. B. Produkttexte, Übersetzungen, Kategoriezuordnungen). Diese KI-Verarbeitung betrifft Produktdaten: personenbezogene Daten von Käufern werden KI-Modellen nicht zugeführt und werden nicht zum Trainieren von Modellen verwendet.
4. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter
Wir geben Daten ausschließlich in dem für die Dienstleistung erforderlichen Umfang weiter:
- Marktplätze und Shop-Plattformen, die der Merchant anbindet (z. B. bol, About You, Zalando, Shopify). Sie sind eigenständig Verantwortliche für ihre eigenen Plattformen.
- Google (Werbung und Conversion-Messung): ausschließlich, wenn Sie über das Cookie-Banner in Marketing-Cookies einwilligen. Für diese Verarbeitung ist Google eigenständig Verantwortlicher.
- Unterauftragsverarbeiter (Hosting und Infrastruktur): Supabase (Datenbank, EU), DigitalOcean (Applikationshosting und Speicher, EU), Vercel (Webhosting), Temporal (Prozessorchestrierung; erhält ausschließlich technische IDs, keine personenbezogenen Daten), Hookdeck (Webhook-Zustellung), Postmark (transaktionale E-Mails), Anthropic (KI-Verarbeitung von Produktdaten). Mit den Unterauftragsverarbeitern wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen; die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU/des EWR oder unter geeigneten Garantien (EU-Standardvertragsklauseln).
5. Aufbewahrungsfristen
Wir bewahren personenbezogene Daten nicht länger auf, als es für den Zweck erforderlich ist:
- Bestelldaten von Käufern: solange dies für die Auftragsabwicklung und die Leistungserbringung gegenüber dem Merchant erforderlich ist. Bei Beendigung der Anbindung oder auf Verlangen des Merchants oder der Plattform (z. B. ein Löschersuchen über Shopify) werden die Daten gelöscht; solche Ersuchen werden automatisiert verarbeitet und protokolliert.
- Kundendaten (Merchants): für die Dauer des Vertrags und danach ausschließlich so lange, wie gesetzliche (steuerliche) Aufbewahrungspflichten dies erfordern.
- Formulareinsendungen: maximal 12 Monate nach Bearbeitung.
6. Sicherheit
Verschlüsselte Verbindungen (TLS) für den gesamten Datenverkehr; Speicherung in verwalteten europäischen Rechenzentren mit Verschlüsselung im Ruhezustand und verschlüsselten Back-ups; strikte Zugriffsbeschränkung (nur autorisierte Systeme und namentlich benanntes Personal, mit starken Passwörtern und Zwei-Faktor-Authentifizierung); Protokollierung der Zugriffe; getrennte Test- und Produktionsumgebungen; eine dokumentierte Incident-Response-Richtlinie. Datenschutzverletzungen melden wir gemäß DSGVO der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) und den betroffenen Kunden.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Käufer eines Webshops oder Marktplatzes üben diese Rechte gegenüber dem betreffenden Shop oder Marktplatz (dem Verantwortlichen) aus; wir unterstützen unsere Merchants bei der Bearbeitung. Merchants und Website-Besucher können uns direkt über privacy@octo.markets kontaktieren. Darüber hinaus können Sie eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) einreichen.
8. Änderungen
Wir können diese Erklärung anpassen; die aktuelle Fassung ist stets unter octo.markets/privacy mit dem Datum der letzten Änderung abrufbar.